2　この規程において「個人識別符号」とは，次の各号のいずれかに該当する文字，番号，記号その他の符号のうち，政令で定めるものをいう。

3　この規程において「要配慮個人情報」とは，本人の人種，信条，社会的身分，病歴，犯罪の経歴，犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別，偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして，政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

4　この規程において「保有個人情報」とは，法人の役員及び職員(以下「役職員」という。)が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，組織的に利用するものとして，法人が保有する法人文書(国立大学法人岡山大学法人文書管理規程(平成21年岡大規程第55号)第2条第1号に規定する「法人文書」をいう。)に記録されているものをいう。

5　この規程において「個人情報ファイル」とは，保有個人情報を含む情報の集合物であって，次の各号に掲げるものをいう。

6　この規程において個人情報について，「本人」とは，個人情報によって識別される特定の個人をいう。

7　この規程において「仮名加工情報」とは，次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。

8　この規程において「匿名加工情報」とは，次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって，当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。

9　この規程において「行政機関等匿名加工情報」とは，次の各号のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等情報公開法第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除き，同条第2号ただし書に規定する情報を含む。)が含まれているときは，これらの不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる匿名加工情報をいう。

10　この規程において「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは，行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物であって，次に掲げるものをいう。

11　この規程において「個人関連情報」とは，生存する個人に関する情報であって，個人情報，仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。

12　この規程において「個人情報データベース等」とは，個人情報を含む情報の集合物であって，次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。

13　この規程において「個人情報取扱事業者」とは，個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし，次に掲げる者を除く。

14　この規程において「個人データ」とは，個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

15　この規程において「保有個人データ」とは，法人が，開示，内容の訂正，追加又は削除，利用の停止，消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって，その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のものをいう。

16　この規程において「仮名加工情報取扱事業者」とは，仮名加工情報を含む情報の集合物であって，特定の仮名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他特定の仮名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの(以下「仮名加工情報データベース等」という。)を事業の用に供している者をいう。ただし，第13項各号に掲げる者を除く。

17　この規程において「匿名加工情報取扱事業者」とは，匿名加工情報を含む情報の集合物であって，特定の匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他特定の匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるものを事業の用に供している者をいう。ただし，第13項各号に掲げる者を除く。

18　この規程において「個人関連情報取扱事業者」とは，個人関連情報を含む情報の集合物であって，特定の個人関連情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他特定の個人関連情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの(以下「個人関連情報データベース等」という。)を事業の用に供している者をいう。ただし，第13項各号に掲げる者を除く。

19　この規程において「学術研究機関等」とは，大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。

20　この規程において「部局等」とは，法人監査室，総務・企画部，財務部，学務部，研究協力部，国際部，安全衛生部，施設企画部，各学部，大学院各研究科，学術研究院各学域，各研究所，岡山大学病院，各全学センター，附属図書館及び各機構をいう。

2　法人に，保護管理者及び保護担当者を別表のとおり置く。

3　前項の規定にかかわらず，役員が主体となって管理する保有個人情報の管理については，役員を保護管理者とする。

4　第2項の規定にかかわらず，技術職員，教育職員，医療技術職員，看護職員等の組織が主体となって管理する保有個人情報の管理については，部局等の長を保護管理者とし，教育職員が主体となって管理する保有個人情報にあっては当該教育職員を，技術職員，医療技術職員，看護職員等の組織が主体となって管理する保有個人情報にあっては保護管理者が指名する者を保護担当者とする。

5　法人に監査責任者を置き，法人監査室長をもって充てる。

6　総括保護管理者は，法人における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。

7　保護管理者は，保有個人情報の適切な管理を確保する。また，保有個人情報を情報システムで取り扱う場合，保護管理者は，当該情報システムの管理者と連携し，その任に当たる。

8　保護担当者は，保護管理者を補佐し，保有個人情報の管理に関する事務を担当する。

9　監査責任者は，保有個人情報の管理の状況について監査する。

2　総括保護管理者は，保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，保有個人情報の適切な管理のために，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3　総括保護管理者は，保護管理者及び保護担当者に対し，課室等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。

4　保護管理者は，保有個人情報の適切な管理のため，職員に対して，総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

2　役職員が次の各号に掲げる行為を行った場合は，国立大学法人岡山大学役員規則(平成16年岡大規則第3号)又は国立大学法人岡山大学職員就業規則(平成16年岡大規則第10号)に定めるところにより，懲戒処分等を行う。

2　役職員は，個人情報を取り扱うに当たっては，その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。

2　前項の規定は，次に掲げる場合については，適用しない。

2　役職員は，次に掲げる場合を除くほか，あらかじめ本人の同意を得ないで，要配慮個人情報を取得してはならない。

2　役職員は，前項の規定にかかわらず，本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は，あらかじめ，本人に対し，その利用目的を明示しなければならない。ただし，人の生命，身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は，この限りでない。

3　役職員は，利用目的を変更した場合は，変更された利用目的について，本人に通知し，又は公表しなければならない。

4　前3項の規定は，次に掲げる場合については，適用しない。

2　アクセスする権限を有しない役職員は，保有個人情報にアクセスしてはならない。

3　役職員は，アクセスする権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。

2　役職員は，保有する個人情報ファイルについて，別紙様式により個人情報管理台帳を整備すること。

2　保護管理者は，前項の措置を講ずる場合には，パスワード等の管理に関する必要な事項を定めるものとし，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

2　保護管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。

2　保護管理者は，情報システムの仕様等の制限で前項により難い場合には，同項の措置と同等の効果があると認める代替措置を講ずるものとする。

2　保護管理者は，当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，随時，消去等の実施状況を重点的に確認する。

2　役職員は，保護管理者が必要があると認めるときを除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。

2　保護管理者は，必要があると認めるときは，情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講ずる。

3　保護管理者は，情報システム室等及び保管施設の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

2　保護管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講ずる。

2　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて，委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について，少なくとも年1回以上，原則として実地検査により確認する。

3　委託先において，保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には，委託先に第1項の措置を講じさせるとともに，再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

4　保護管理者は，保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には，労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。

5　保有個人情報を提供又は業務委託する場合には，漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から，提供先の利用目的，委託する業務の内容，保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し，必要に応じ，氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。

2　保護管理者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のシャットダウン又はLANケーブルの抜去など，被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行う(役職員に行わせることを含む。)ものとする。

3　保護管理者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理者に報告する。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理者に当該事案について報告する。

4　総括保護管理者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を学長に速やかに報告する。

5　総括保護管理者は，事案の内容等に応じて，事案の内容，経緯，被害状況等について，文部科学省に対し，速やかに情報提供を行う。

6　保護管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講ずる。

2　前項に規定する場合には，保護管理者(同項ただし書の規定による通知をした者を除く。)は，本人に対し，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし，本人への通知が困難な場合であって，本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは，この限りでない。

2　保護管理者は，第三者に提供される個人データについて，本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって，次に掲げる事項について，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに，個人情報保護委員会に届け出たときは，前項の規定にかかわらず，当該個人データを第三者に提供することができる。ただし，第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第10条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し，又は加工したものを含む。)である場合は，この限りでない。

3　役職員は，前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく，同項第3号から第5号まで，第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ，その旨について，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに，個人情報保護委員会に届け出なければならない。

4　次に掲げる場合において，当該個人データの提供を受ける者は，前各項の規定の適用については，第三者に該当しないものとする。

5　役職員は，前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名，名称若しくは住所又は法人にあっては，その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく，同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ，その旨について，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

2　保護管理者は，前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，あらかじめ，当該外国における個人情報の保護に関する制度，当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。

3　保護管理者は，個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに，本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。

2　保護管理者は，前項の記録を，当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

2　保護管理者は，前項の規定による確認を行ったときは，個人情報保護委員会規則で定めるところにより，当該個人データの提供を受けた年月日，当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を，別紙様式により作成しなければならない。

3　保護管理者は，前項の記録を，当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

2　第40条第3項の規定は，前項の規定により法人が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において，同条第3項中「講ずるとともに，本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは，「講じ」と読み替えるものとする。

3　前条第2項及び第3項の規定は，第1項の規定により法人が確認する場合について準用する。この場合において，同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは，「を提供した」と読み替えるものとする。

2　苦情に関する法人の窓口は，総務・企画部総務課とする。

2　保護管理者は，仮名加工情報を作成したとき，又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは，削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い，削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。

3　保護管理者は，第8条の規定にかかわらず，法令に基づく場合を除くほか，第7条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて，仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。

4　仮名加工情報についての第11条の規定の適用については，同条第1項及び第3項中「，本人に通知し，又は公表し」とあるのは「公表し」と，同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し，又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

5　保護管理者は，仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは，当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては，第12条の規定は，適用しない。

6　保護管理者は，第39条第1項及び第2項並びに第40条第1項の規定にかかわらず，法令に基づく場合を除くほか，仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において，第39条第4項中「前各項」とあるのは「第45条第6項」と，第39条第4項第3号中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と，同条第5項中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と，第41条第1項ただし書中「第39条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては，第39条第1項各号のいずれか)」とあり，及び第42条第1項ただし書中「第39条第1項各号又は第4項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第39条第4項各号のいずれか」とする。

7　保護管理者は，仮名加工情報を取り扱うに当たっては，当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために，当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

8　保護管理者は，仮名加工情報を取り扱うに当たっては，電話をかけ，郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し，電報を送達し，ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し，又は住居を訪問するために，当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

9　仮名加工情報，仮名加工情報である個人データ及び仮名加工情報である保有個人データについては，第7条第2項及び第35条の規定は，適用しない。

2　第39条第4項及び第5項の規定は，仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において，同条第4項中「前各項」とあるのは「第46条第1項」と，同項第3号中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と，「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。

3　第13条及び前条第7項及び第8項の規定は，仮名加工情報取扱事業者による仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において，第13条中「漏えい，滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と，前条第7項中「ために，」とあるのは「ために，削除情報等を取得し，又は」と読み替えるものとする。

2　保護管理者は，個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは，直ちに，当該個人情報ファイル簿を修正し，総括保護管理者に提出しなければならない。

3　保護管理者は，個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき，又は本人の数が政令で定める数に満たない個人情報ファイルに至ったときは，遅滞なく，当該個人情報ファイルについての記載を消除するよう総括保護管理者に申し出なければならない。

4　個人情報ファイル簿は，一般の閲覧に供するとともに，法人のホームページにおいて公表する。

この規程は，平成17年4月1日から施行する。

この規程は，平成18年4月1日から施行する。

この規程は，平成19年4月1日から施行する。

この規程は，平成20年4月1日から施行する。

この規程は，平成21年4月1日から施行する。

この規程は，平成21年12月1日から施行する。

この規程は，平成22年4月1日から施行する。

この規程は，平成23年4月1日から施行する。

この規程は，平成23年5月1日から施行する。

この規程は，平成25年4月1日から施行する。

この規程は，平成26年4月1日から施行する。

この規程は，平成26年7月1日から施行する。

この規程は，平成27年4月1日から施行する。

この規程は，平成27年12月10日から施行する。

この規程は，平成28年4月1日から施行する。

この規程は，平成29年4月1日から施行する。

この規程は，平成30年2月26日から施行する。

この規程は，平成30年4月13日から施行し，平成30年4月1日から適用する。

この規程は，平成31年4月1日から施行する。

この規程は，令和2年4月1日から施行する。

この規程は，令和4年4月1日から施行する。

この規程は，令和5年3月31日から施行し，令和4年4月1日から適用する。