○国立大学法人岡山大学における特定個人情報等の取扱いに関する規程
平成27年12月11日
岡大規程第100号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は，国立大学法人岡山大学(以下「法人」という。)が，行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第5号。以下「ガイドライン」という。)に基づき，法人における個人番号その他の特定個人情報の取扱いが安全かつ適正に行われるよう必要な事項を定める。
一 個人情報 個人に関する情報であって，当該情報に含まれる氏名，生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ，それにより特定の個人を識別することができるものを含む。)
二 保有個人情報 法人の役員及び職員(以下「役職員」という。)が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，組織的に利用するものとして，法人が保有する法人文書(国立大学法人岡山大学法人文書管理規程(平成21年岡大規程第55号)第2条第1号に規定するものをいう。以下同じ。)に記録されているもの
三 個人番号 番号法第7条第1項又は第2項の規定により，住民票コードを変換して得られる番号であって，当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの
四 特定個人情報 個人番号(個人番号に対応し，当該個人番号に代わって用いられる番号，記号その他の符号であって，住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項，第8条並びに第51条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。)をその内容に含む個人情報
五 個人情報ファイル 保有個人情報を含む情報の集合物であって，次に掲げるものをいう。
イ 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を情報システムを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ イに規定するもののほか，一定の事務の目的を達成するために氏名，生年月日その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
六 特定個人情報ファイル 個人番号をその内容に含む個人情報ファイル
七 個人番号利用事務 行政機関，地方公共団体，独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項又は第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し，及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務
八 個人番号関係事務 番号法第9条第3項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務
九 個人番号利用事務実施者 個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者
十 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者
十一 本人 個人情報又は特定個人情報によって識別される特定の個人
第2章 管理体制及び責務等
(法人の責務等)
第3条 法人は，個人番号を用いて収集され，又は整理された個人情報が番号法等に定められた範囲を超えて利用されることがないよう，その管理の適正を確保しなければならない。
2 法人は，特定個人情報等の保護に関する方針を定め，これを公表しなければならない。
3 法人は，個人番号の漏えい，滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
4 法人は，番号法第3条に規定する基本理念にのっとり，国及び地方公共団体が個人番号及び法人番号の利用に関し実施する施策に協力するよう努めるものとする。
(管理体制)
第4条 特定個人情報の管理に関する事務を総括するため，法人に特定個人情報保護総括責任者(以下「総括責任者」という。)を置き，企画・評価・総務担当理事をもって充てる。
2 個人番号関係事務を実施する部課(以下「実施部課」という。)における特定個人情報を適正に管理するため，当該実施部課に特定個人情報保護責任者(以下「保護責任者」という。)及び特定個人情報保護担当者(以下「保護担当者」という。)を置く。
3 保護責任者は，実施部課の長をもって充てる。
4 保護担当者は，保護責任者の業務を補佐するものとし，実施部課における特定個人情報の事務を取扱う担当者(以下「事務取扱担当者」という。)のうちから，保護責任者が指名する。
5 保護責任者は，第7条に規定する個人番号関係事務ごとに，事務取扱担当者並びにその役割及び取扱う特定個人情報を指定する。
6 特定個人情報の管理を監査するため，法人に特定個人情報監査責任者(以下「監査責任者」という。)を置き，法人監査室長をもって充てる。
(保護責任者の責務)
第5条 保護責任者は，この規程に定められた事項を理解し，遵守するとともに，事務取扱担当者にこれを理解させ，遵守させるための教育訓練を実施し，並びに個人番号の漏えい，滅失又は毀損の防止及びその他の個人番号の適切な管理のために必要な安全管理措置を講じ，事務取扱担当者及び関係職員に周知徹底するとともに，特定個人情報がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう，事務取扱担当者及び関係職員に対し，必要かつ適切な監督を行うものとする。
(事務取扱担当者等の責務)
第6条 事務取扱担当者は，番号法の趣旨に則り，この規程及び番号法等の定め並びに総括責任者，保護責任者及び保護担当者の指示に従い，特定個人情報を適切に取扱わなければならない。
2 事務取扱担当者又は職員は，特定個人情報の漏えい，滅失若しくは毀損，又は番号法等に違反している事実若しくは兆候を把握した場合には，速やかに保護責任者に報告するものとする。
第3章 個人番号を取扱う事務及び特定個人情報の範囲
一 源泉徴収票及び支払調書作成の総括事務 総務・企画部人事課
二 給与及び退職手当に係る源泉徴収票作成事務 総務・企画部人事課
三 個人住民税の特別徴収に関する事務 総務・企画部人事課
四 財形貯蓄の申告に関する事務 総務・企画部人事課
五 雇用保険の届出及び給付金申請に関する事務 総務・企画部人事課
六 健康保険の届出及び給付金申請に関する事務 総務・企画部人事課
七 厚生年金保険の届出に関する事務 総務・企画部人事課
八 国民年金保険の第3号被保険者の届出に関する事務 総務・企画部人事課
九 文部科学省共済組合への届出及び給付金申請に関する事務 総務・企画部人事課
十 謝金に係る源泉徴収票作成事務 財務部経理課
十一 個人等に支払う報酬に係る支払調書作成事務 財務部経理課
十二 不動産の使用料等に係る支払調書作成事務 財務部契約課
(特定個人情報の範囲)
第8条 前条に定める個人番号関係事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は次のとおりとする。
二 個人番号利用事務実施者に提出するために作成した法定調書等及びこれらの控え
三 法人が法定調書等を作成するうえで職員等から受領する個人番号が記載された申告書等
四 その他個人番号と関連づけて保存される情報
第4章 個人番号及び特定個人情報の利用・提供等
(個人番号の利用)
第9条 法人は，当該個人番号関係事務を行うために必要な限度で個人番号を利用することができる。当該個人番号関係事務の全部又は一部の委任を受けた者も，同様とする。
(個人番号の提供等)
第10条 法人は，当該個人番号関係事務を処理するために必要があるときは，本人又は他の個人番号関係事務実施者に対し個人番号の提供を求めることができる。また，個人番号利用事務実施者に対し，当該事務を処理するために必要な限度で特定個人情報を提供することができる。
(利用目的の明示)
第11条 前条により個人番号の提供を求めるときは，その提供を受ける前に，利用目的を本人に通知又は公表しなければならない。
2 前項の場合において，個人番号を複数の個人番号関係事務に利用するときは，その提供を受ける前に，当該複数の個人番号関係事務に利用する旨を明示しなければならない。また，本人の同意の有無にかかわらず，個人番号の提供を受けた後に，利用目的を加えることはできない。
一 次に掲げる書類のいずれかの提示を受けることによる個人番号の確認
イ 通知カード(記載事項に変更がないものに限る。)
ロ 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第12条第1項に規定する住民票の写し又は住民票記載事項証明書であって，氏名，出生の年月日，男女の別，住所及び個人番号が記載されたもの
二 前号に掲げる書類の提示を受けることが困難であると認められる場合は，次のいずれかの方法による個人番号の確認
イ 官公署又は個人番号利用事務実施者若しくは個人番号関係事務実施者から発行され，又は発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(個人番号並びに通知カードに記載された氏名及び出生の年月日又は住所の記載があるものに限る。)の提示を受けること
ロ 提供を受ける個人番号並びに当該個人番号に係る氏名及び出生の年月日又は住所(以下「個人識別事項」という。)について，過去に本人若しくはその代理人からその提供を受け，特定個人情報ファイルを作成している場合(以下「本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合」という。)には，当該特定個人情報ファイルに記録されている個人番号及び個人識別事項を確認すること
三 個人番号の提供を行う者から次に掲げる書類のいずれかの提示を受けることによる身元確認
イ 運転免許証，運転経歴証明書(交付年月日が平成二十四年四月一日以降のものに限る。)，旅券，身体障害者手帳，精神障害者保健福祉手帳，療育手帳，在留カード又は特別永住者証明書
ロ イに掲げるもののほか，官公署から発行され，又は発給された書類その他これに類する書類であって，個人識別事項が記載され，かつ，写真の表示その他の当該書類に施された措置によって，当該書類の提示を行う者が当該個人識別事項により識別される特定の個人と同一の者であることを確認することができるものとして個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの
(1) 国民健康保険，健康保険，船員保険，後期高齢者医療若しくは介護保険の被保険者証，健康保険日雇特例被保険者手帳，国家公務員共済組合若しくは地方公務員共済組合の組合員証，私立学校教職員共済制度の加入者証，国民年金手帳，児童扶養手当証書又は特別児童扶養手当証書
(2) (1)に掲げるもののほか，官公署又は個人番号利用事務実施者若しくは個人番号関係事務実施者(以下「個人番号利用事務等実施者」という。)から発行され，又は発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(個人識別事項の記載があるものに限る。)
3 本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合であって，個人番号関係事務を処理するに当たって当該特定個人情報ファイルに記録されている個人番号その他の事項を確認するため電話により本人から個人番号の提供を受けるときは，本人しか知り得ない事項その他の個人番号利用事務実施者が適当と認める事項の申告を受けることにより，当該提供を行う者が当該特定個人情報ファイルに記録されている者と同一の者であることを確認しなければならない。
4 インターネット回線等を通して電磁的に本人から個人番号の提供を受ける場合には，次のイ又はロに掲げる措置及びハに掲げる措置をとらなければならない。
イ 提供を受ける個人番号及び当該個人番号に係る個人識別事項について，本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合には，当該特定個人情報ファイルに記録されている個人番号及び個人識別事項を確認すること
ロ 官公署若しくは個人番号利用事務等実施者から発行され，若しくは発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(当該提供を行う者の個人番号及び個人識別事項が記載されているものに限る。)若しくはその写しの提出を受けること又は個人番号利用事務実施者が適当と認める方法により当該書類に係る電磁的記録の送信を受けること
ハ 個人番号利用事務実施者が適当と認める方法により，身元確認を行うこと。
(代理人から個人番号の提供を受ける場合における本人確認)
第13条 本人の代理人から個人番号及び個人識別事項が記載された書類の提示を受ける場合は，当該者が本人の代理人として個人番号の提供をすることを確かめるため，次に掲げるいずれかの書類により代理権の確認を行わなければならない。
一 法定代理人である場合には，戸籍謄本その他資格を証明する書類
二 法定代理人以外の者である場合には，委任状
2 代理人の身元確認は，代理人から当該代理人の個人番号カードの提示を受けること，又は前条第1項第3号に掲げる方法により行う。ただし，当該代理人が法人(この項において，法律により権利能力が認められ，権利義務の主体となることのできるものをいう。)であるときは，登記事項証明書その他の官公署から発行され，又は発給された書類及び現に個人番号の提供を行う者と当該法人との関係を証する書類その他これらに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(当該法人の商号又は名称及び本店又は主たる事務所の所在地の記載があるものに限る。)の提示を受けなければならない。
3 本人の代理人から個人番号及び個人識別事項が記載された書類の提示を受ける場合における本人の個人番号を確認するための書類は，本人に係る個人番号カード若しくは前条第1項第1号に掲げる書類のいずれか又はこれらの写しとする。
5 本人の代理人から個人番号の提供を，電話又はインターネット回線を通して受ける場合における代理権の確認，本人の個人番号の確認及び代理人の身元確認の措置は，関係法令の定めにより行う。
一 番号法第52条第1項の規定により求められた特定個人情報を特定個人情報保護委員会に提出するとき
二 訴訟手続その他の裁判所における手続，裁判の執行，刑事事件の捜査，租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の捜査又は会計検査院の検査その他公益上の必要があるとき
三 人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合において，本人の同意があり，又は本人の同意を得ることが困難であるとき
四 その他特定個人情報保護委員会規則で定めるとき
2 前項各号のいずれかに該当して特定個人情報を提供し，又はその提供を受ける場合の事務は，総務・企画部総務課が行う。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第15条 法人は，前条各号のいずれかに該当して特定個人情報を提供し，又はその提供を受けることができる場合を除き，個人番号関係事務を処理するために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない。
第5章 特定個人情報の保管・廃棄等
(保管)
第16条 個人番号の提供を受ける際に提示を受けた本人確認書類若しくはその写し，個人番号利用事務実施者に提出する法定調書等の控え及び当該法定調書等を作成する上で法人が受領する個人番号が記載された申告書等は，法定調書等の再作成を行うなど個人番号関係事務のため必要があると認められるときは，関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間，保存することができるものとする。
(廃棄・削除)
第17条 保有する特定個人情報について，当該個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で，関連する所管法令で定められた保存期間を経過したときには，個人番号をできるだけ速やかに，復元又は判読が不可能な方法により廃棄又は削除するものとする。
2 事務取扱担当者は，個人番号若しくは特定個人情報又は特定個人情報ファイルを廃棄又は削除した場合には，廃棄又は削除した記録を保存するものとする。ただし，保存する記録には個人番号は含めないものとする。
第6章 特定個人情報の安全管理措置
(運用状況の記録)
第18条 事務取扱担当者は，この規程に基づく運用状況を確認するため，次の各号に掲げる事項を記録するものとする。
一 特定個人情報の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況
二 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録
三 特定個人情報が記載された書類・媒体等の持出しの記録
四 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
五 削除・廃棄を委託した場合，これを証明する記録等
六 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合，事務取扱担当者の情報システムの利用状況(ログイン実績，アクセスログ等)の記録
(特定個人情報ファイル簿)
第19条 保護責任者は，特定個人情報ファイルを保有しようとするときは，別紙様式により特定個人情報ファイル簿を作成し，総括責任者に提出しなければならない。
2 保護責任者は，特定個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは，直ちに，当該特定個人情報ファイル簿を修正し，総括責任者に提出しなければならない。
3 保護責任者は，特定個人情報ファイル簿に掲載した特定個人情報ファイルの保有をやめたとき，又は保有する特定個人情報の増減に伴い，第25条に定める特定個人情報保護評価の評価項目が変更する場合には，速やかに総括責任者に申し出なければならない。
(特定個人情報管理台帳)
第20条 保護責任者は，特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段として，特定個人情報管理台帳を整備し，当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
2 特定個人情報管理台帳には，次の事項を記録するものとする。なお，特定個人情報管理台帳には，特定個人情報は記載しないものとする。
一 特定個人情報ファイルの名称
二 責任者，実施部課
三 利用目的
四 削除・廃棄状況
五 アクセス権を有する者
六 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する場所
七 特定個人情報を取り扱う事務を実施する場所(以下「取扱区域」という。)
(特定個人情報を取扱う区域の管理)
第21条 保護責任者は，所管する保有特定個人情報の情報漏えい等を防止するため，取扱区域を明確にし，物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)
第22条 保護責任者は，特定個人情報を取扱う機器，電子媒体及び文書等の盗難又は紛失等を防止するために，セキュリティワイヤー等により固定し，又は施錠できるキャビネット・書庫等に保管する等の措置を講じる。
(電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止)
第23条 特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等の持出し(特定個人情報を，法人の外へ移動させることをいう。)は，次に掲げる場合を除き禁止する。
一 個人番号関係事務に係る外部委託先に，委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合
二 個人番号利用事務実施者への法定調書等の提出等，法人が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
2 前項により特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等の持出しを行う場合には，必要な安全管理措置を講じるものとする。ただし，個人番号利用事務実施者に法定調書等をデータで提出するに当たっては，当該個人番号利用事務実施者が指定する提出方法に従うものとする。
第7章 特定個人情報の委託の取扱い
(委託先における安全管理措置)
第24条 保護責任者は，個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には，法人自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が当該個人番号関係事務の委託を受けた者(以下「委託先」という。)において適切に講じられるよう，次に掲げる事項について必要かつ適切な監督を行うものとする。
一 委託先の適切な選定
二 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
三 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
2 保護責任者は，個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には，委託先の設備，技術水準，職員に対する監督・教育，経営環境等について，法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置を講じられるかをあらかじめ確認しなければならない。
3 委託契約の内容には，次の事項を盛り込まなければならない。
一 秘密保持義務に関すること
二 特定個人情報の持出しの禁止に関すること
三 特定個人情報の目的外利用の禁止に関すること
四 再委託における条件に関すること
五 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任に関すること
六 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関すること
七 職員に対する監督・教育に関すること
八 契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関すること
九 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関すること
十 法人が委託先に対して実地の調査を行うことができること
4 保護責任者は，委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて，年に1回以上の頻度及び必要に応じて，モニタリングをするものとする。
5 保護責任者は，委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に，適切な対応がなされ，速やかに法人に報告される体制になっていることを確認するものとする。
6 委託先は，法人から許諾を得た場合に限り，委託を受けた個人番号関係事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託を受けた者が更に再委託する場合も同様とする。
第8章 特定個人情報保護評価
(特定個人情報保護評価)
第25条 保護責任者は，特定個人情報ファイル(専ら法人の役職員又は役職員であった者の人事，給与又は福利厚生に関する事項を記録するものその他の特定個人情報保護評価に関する規則(平成26年4月18日特定個人情報保護委員会委員長。以下「保護評価規則」という。)で定めるものを除く。以下この条において同じ。)を保有しようとする又は保有するときは，当該特定個人情報ファイルの取扱いが，個人のプライバシー等の権利利益に与える影響を予測した上で，特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを分析し，当該リスクを軽減するための適切な措置を講じていることの確認(以下「特定個人情報保護評価」という。)を行い，総括責任者に特定個人情報保護評価(以下単に「評価」という。)を実施した結果を記載した書面(以下「評価書」という。)を提出しなくてはならない。
2 法人は，前項により提出された評価書を，保護評価規則の定めるところにより，特定個人情報保護委員会に提出するとともに，速やかにホームページ等に公表するものとする。
3 評価は，評価項目が変更する場合及び評価項目が変更しない場合でも直近の実施から5年を超えない期間内で，定期的に実施するものとする。
第9章 漏えい事案等への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第26条 事務取扱担当者又は役職員は，特定個人情報の漏えい，滅失若しくは毀損による事故又は番号法違反若しくはそのおそれのある事案(以下「漏えい事案等」という。)が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は，速やかに当該保有特定個人情報を管理する保護責任者に報告する。
2 保護責任者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずる。
3 保護責任者は，事案の発生した経緯，被害状況，影響の範囲等を調査し，総務・企画部総務課を通して，総括責任者に漏えい事案等が発生した旨及び調査結果を報告するものとする。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括責任者に当該事案について報告する。
4 総括責任者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，直ちに学長及び監査責任者に報告するものとする。
5 保護責任者は，当該漏えい事案等の影響を受ける可能性のある本人に対して，事実関係及び原因の説明等を速やかに通知又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
6 保護責任者は，情報漏えい等が発生した原因を分析し，再発防止に向けた対策を講じるものとする。
7 学長又は総括責任者は，二次被害の防止，類似事案の発生回避等の観点から，事実関係及び再発防止策を速やかに公表するものとする。
一 個人番号を取扱う情報システムで使用するネットワークから外部に情報漏えい等があった場合(不正アクセス又は不正プログラムによるものを含む。)
二 当該漏えい事案等における特定個人情報の本人の数が100人を超える場合
三 不特定多数の人が閲覧できる状態になった場合
四 役職員が個人番号その他の特定個人情報を不正の目的で持ち出し，又は利用した場合
五 その他重大事案として判断した場合
第10章 雑則
(懲戒処分等)
第27条 役職員が次の各号に掲げる行為を行った場合は，国立大学法人岡山大学役員規則(平成16年岡大規則第3号)又は国立大学法人岡山大学職員就業規則(平成16年岡大規則第10号)に定めるところにより，懲戒処分等を行う。
一 正当な理由がないのに，個人の秘密事項が記録された特定個人情報ファイル(全部又は一部を複製し，又は加工したものを含む。)を提供した場合
二 業務に関して知り得た保有特定個人情報を自己若しくは第三者の不正な利益を図る目的で提供又は盗用した場合
三 職権を乱用して，専らその職務の用以外の用に供する目的で個人の秘密に属する事項が記録された文書，図画又は電磁的記録を収集した場合
(雑則)
第29条 この規程に定めるもののほか，特定個人情報の管理及び取扱い等に関し必要な事項は，別に定める。
附則
この規程は，平成27年12月11日から施行する。
附則(平成27年12月28日規程第101号)
この規程は，平成28年1月1日から施行する。
附則(平成28年2月16日規程第3号)
この規程は，平成28年2月16日から施行する。
附則(平成28年3月31日規程第63号)
この規程は，平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年4月13日規程第41号)
この規程は，平成30年4月13日から施行し，平成30年4月1日から適用する。
附則(令和2年6月10日規程第47号)
この規程は，令和2年6月10日から施行し，令和2年5月25日から適用する。
附則(令和5年3月31日規程第55号)
この規程は，令和5年3月31日から施行し，令和4年4月1日から適用する。
