別記様式第４号（第３８条関係）

作成・取得年度等	分　類	作成・取得者	起算日
	保存期間	保存期間満了日	媒体の種別	保存場所	管理者
	保存期間満了時の措置	機密性の格付	備考
	
	大分類	中分類	小分類（名称）											

														

														

（注）
　　１．作成・取得年度等欄
　　　　法人文書については文書作成取得日の属する年度，法人文書ファイルについてはファイル作成日の属する年度を記載する。
　　　　なお，その他年度に準ずる時間単位（例：暦年，事業年度）で文書を管理している場合は，それらの単位を用いて記載することもできる。この場合，「2012年」，「2012事業年度」などと当該単位を明確に記載する。
　　２．分類欄及び名称欄
　　　　「分類」は，所在検索の手掛かりにするため，大分類，中分類，小分類の三段階の階層構造とする。小分類は法人文書ファイル等の名称とし，「名称」欄に当該名称を記載する。法人文書ファイル等の名称の設定については，当該法人文書ファイル等の内容を端的に示すような，分かりやすい名称とする。
　　　　部局名等の組織名は管理者欄に記載されていることから，分類欄が効果的な所在検索の手掛かりとなるよう，分類名が組織名と重複しないよう留意する。
　　　　あまり意味をもたない用語（例：「～文書」，「～書類」，「～ファイル」，「～綴り」，「～雑件」，「～関係資料」，「その他～」）はできる限り用いない。
　　３．作成・取得者欄
　　　　「作成・取得者」欄は，法人文書については文書作成取得日における文書管理者，法人文書ファイルについてはファイル作成日における文書管理者を記載（例：○○部○○課長）する。
　　４．起算日欄
　　　　「起算日」欄は，当該法人文書ファイル等の保存期間の始期の年月日を記載する。
　　５．保存期間欄
　　　　「保存期間」欄は，当該法人文書ファイル等に設定された保存期間を記載する。
　　　保存期間が，例えば「許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後５年」など，当初不確定である期間が設定されたものについては，具体的に保存すべき期間が確定した後に，「５年」という具体的な年数を記載することも考えられる。
　　６．保存期間満了日欄
　　　　「保存期間満了日」欄は，当該法人文書ファイル等に設定された保存期間の満了する日を記載する。
　　７．媒体の種別欄
　　　　「媒体の種別」欄は，当該法人文書ファイル等の保存媒体の種別（紙・電子等）を記載する。長期保存の観点等から媒体変換を行った場合は，適切に記載を更新する。
　　８．保存場所欄
　　　　「保存場所」欄は，当該法人文書ファイル等の所在検索の目安となる程度に「事務室」，「書庫」，「○○システム」等の別で記載する。
　　９．管理者欄
　　　　「管理者」欄は，当該法人文書ファイル等を現に管理している文書管理者名を記載（例：○○部○○課長）する。
　　１０．保存期間満了時の措置欄
　　　　「保存期間満了時の措置」欄は，法人文書ファイル等の保存期間が満了したときの措置（移管又は廃棄）を記載する。本措置は，総括文書管理者の同意を得た上で記載する。
　　１１．機密性の格付欄
　　　　「機密性の格付」欄は，別表第4に基づき，機密性の格付区分（「1」，「2」，「3」のいずれか）を記載する。
　　　　書面として存在する情報の場合は，「機密性」を，電磁的記録として存在する情報の場合は「機密性」，「完全性」，「可用性」を整理する必要があるが，法人文書ファイルの「完全性」，「可用性」は，原則，「完全性2情報」，「可用性2情報」に該当するため，これ以外に該当する場合のみ備考に記載すること。
　　１２．備考欄
　　　　法人文書ファイル等の保存期間を延長する場合は，法人文書ファイル管理簿の「備考」欄に当初の保存期間満了日及び延長期間を記載するとともに，「保存期間」欄を通算の保存期間に，「保存期間満了日」欄を新たな保存期間満了日に更新するものとする。
　　　　「備考」欄は，上記のほか適宜参考となる事項を記載する。例えば，法人文書ファイル等の中に未公表著作物がある場合の開示に関する著作者の意思表示の有無等，文書管理や開示事務を行う上で参考となる事項を記載する。