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岡山大学における公的研究費等の不正使用等防止に関する取組み

 国立大学法人岡山大学では、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(平成19年2月15日文部科学大臣決定、平成26年2月28日改正)を踏まえ、本学における公的研究費等を適正に管理運営し不正使用等を防止するための体制整備等について、以下のような取組みを進めることとしました。
 なお、今後の運用を通じて、より実効性のあるものになるよう見直しを行い、よりよい体制整備等の構築等に努めてまいります。

1.責任体系の明確化

  1. 学長が最高管理責任者として、本学の公的研究費等の管理運営について最終責任を負うこととしました。
  2. 財務・施設担当理事が統括管理責任者として、学長を補佐し本学全体の公的研究費等の管理運営を統括する実質的な権限を持つこととしました。
  3. 各部局長が本学の公的研究費等のコンプライアンス推進責任者として、当該部局における公的研究費等の管理運営について実質的な責任と権限を持つこととしました。
  4. 各部局等において必要に応じてコンプライアンス推進副責任者を指名し、日常的に目が届き、実効的な管理監督を行い得る体制を構築することとしました。
    国立大学法人岡山大学における公的研究費等の不正使用等防止対策の基本方針
    公的研究費等の管理・運営体制

2.適正な運営・管理の基盤となる環境の整備

●ルールの明確化・統一化
  1. 従前から、公的研究費等の使用ルールの統一化を図るとともに、使用ルールの明確かつ統一的な運用を図るため事務手続きのマニュアル化を行っていますが、今後とも、より分かりやすいものとなるよう工夫改善に努めます。
    Web購入請求システム利用マニュアル(学内教職員向け)
    物品購入等手続における留意事項(教職員用)
  2. 公的研究費等に係る事務処理手続き及び使用に関するルールに関して、明確かつ統一的な運用を図るため、相談窓口を設置しています。
    国立大学法人岡山大学における公的研究費等に係る事務処理手続き・使用ルールに関する相談窓口
  3. 公的研究費等を適切に使用していただくよう、リーフレット、NG事例集、自己点検表を作成しています。
    岡山大学で扱う公的研究費等について(日本語版)
    岡山大学で扱う公的研究費等について(英訳版)
    自己点検表(日本語版)
    自己点検表(英語版)
  4. 上記の取組みとあわせ、研究者・事務職員を対象とした説明会・研修会を実施し、ルールの一層の周知・徹底を図ります。
●職務権限の明確化
  1. 本学の会計規則等において、事務処理に関する研究者と事務職員との権限・責任の明確化は図られています。また、職務分掌規程も整備されています。
    会計の事務処理に関する権限・責任体制について
●関係者の意識向上
●告発等の取扱、調査及び懲戒に関する規程の整備等及び運用の透明化
  1. 公的研究費等の不正使用等に係る告発窓口を設置するとともに、不正使用等に係る事案の調査等に関する規程を整備しました。
    告発窓口について
    公的研究費等の不正使用等に係る事案への対応
    国立大学法人岡山大学における公的研究費等の不正使用等防止に関する規程
  2. 公的研究費等の不正使用等を行った職員に対しては、以下の規則等に則り処分等が行われます。
    国立大学法人岡山大学職員就業規則
    国立大学法人岡山大学職員の懲戒等に関する規程

3.不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施

  1. 学長の下に、防止計画推進部署として「不正防止計画推進室」を設置しています。
    公的研究費等の管理・運営体制
  2. 学長は、不正発生要因を調査・把握し不正防止計画を策定します。
    国立大学法人岡山大学における公的研究費等に関する不正防止計画
  3. 各部局は、不正防止計画推進室と連携協力を図り、主体的に不正防止計画を実施します。
  4. 学長は、率先して不正防止計画の実施に対応するとともに、着実に実施されるよう不正防止計画の進捗管理に努めます。

4.研究費の適正な運営・管理活動

  1. 予算の執行状況の検証等に向けた取組み
    研究者及び事務職員が予算の執行状況を確認できるシステム(財務会計システム)を構築しています。また、予算の計画的執行のため、立替払制度(内定時点)を導入しています。
    国立大学法人岡山大学における補助金等の交付前使用に係る立替えに関する要項
  2. 発注段階での支出財源の特定に向けた取組みとして、発注後、財務会計システムへのデータ入力時において、支出財源を入力必須項目としており、データ入力により支出財源の特定が行なわれています。
  3. 物品費の適正な執行を図るための検収体制の充実を図っています。
    物品検収体制
    岡山大学における納品・検収について(教職員のみなさまへ(学内教職員向け))
    岡山大学における納品・検収について(業者のみなさまへ)
  4. 職員の出張計画の実行状況等及び非常勤雇用者の勤務実態を把握する仕組みは以下のとおりです。
    職員の出張計画の実行状況等及び非常勤雇用者の勤務実態を把握する仕組み
  5. 不正な取引に関与した業者に対しては、以下の要項に則り取引停止等の処分が行われます。
    国立大学法人岡山大学物品購入等契約に係る取引停止等の取扱要項
  6. 発注・納品検収については,以下の規程等を遵守して行っています。
    国立大学法人岡山大学契約事務取扱要項//国立大学法人岡山大学工事請負等契約要項
     工事請負契約基準
     製造請負契約基準
     役務請負契約基準
     物品供給契約基準

5.モニタリングの在り方

  1. 機関全体の視点からのモニタリングは、不正防止計画推進室が行います。
  2. 内部監査は、不正防止計画推進室と連携を図り、把握された不正発生要因に応じた監査計画の下で法人監査室が行います。