個人情報開示等の詳細

個人情報保護制度とは

　個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」といいます。）に基づき、岡山大学（以下「本学」といいます。）が保有している個人情報の漏えい等を防止して個人の権利利益を保護するとともに、本人からの開示、訂正及び利用停止の請求権を保障することによって、自己の個人情報への本人関与ができるようにすることを目的とした制度です。

1.開示請求制度とは

　どなたでも、本学が保有している自分の個人情報について、開示を請求することができます。（未成年者・成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人は、本人に代わって請求することができます。訂正請求、利用停止請求についても同じです。）

2.訂正請求制度とは

　どなたでも、開示を受けた自分の個人情報について、内容が事実でないと思うときは、訂正を請求することができます。

3.利用停止請求制度とは

　どなたでも、開示を受けた自分の個人情報について、不適法な取得、利用又は提供が行われていると思うときは、利用の停止等を請求することができます。

4.個人情報とは

　「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日などにより、個人が誰であるかを識別することができる情報をいいます。個人の身体、財産などの属性に関する情報も、氏名などと一体となっていれば、「個人情報」に当たります。
　 また、氏名の情報などがなく、一見して個人が識別できないような情報であっても、例えば学生証番号などを介して他の情報と照合することによって個人が識別できるものも「個人情報」に当たります。

5.開示請求の対象

　 本学の役員又は職員（以下「職員等」といいます。）が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本学の職員等が組織的に利用するものとして、本学が保有しているものが対象となります(これを「保有個人情報」といいます)。
　ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第２条第２項に規定する法人文書に記録されているものに限ります。

6.開示される情報

　個人情報保護法では、開示請求があったときは独立行政法人等は、不開示情報が含まれている場合を除き、保有個人情報を開示しなければならないこととされています。
不開示情報としては、主に次のようなものが定められています。

1. 開示請求者の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報
2. 開示請求者以外の個人に関する情報
3. 他の法人等の正当な利益を害する情報
4. 審議・検討等に関する情報で、意思決定の中立性等を不当に害するおそれ、不当に国民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定者に不当な利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがある情報
5. 独立行政法人等の事務・事業の適正な遂行に支障を及ぼす情報

※不開示となる情報の詳細については、「国立大学法人岡山大学の保有する個人情報に関する開示請求等の審査基準」を参照してください。

開示請求の手続き

1.開示請求書の提出、開示請求手数料の納付

＜持参の場合＞
開示請求書に必要事項を記載して、開示請求手数料300円（現金）とともに、情報公開窓口に提出してください。

＜郵送の場合＞
開示請求書と開示請求手数料300円（郵便為替）を同封し、情報公開窓口あてに郵送ください。行き違いを防ぐため、宛名には必ず「情報公開窓口」とご記入ください。

※電話、メール、ＦＡＸによる請求はできません。

2.本人確認について

保有個人情報の開示請求では、原則として、その保有個人情報の本人が開示を請求する必要があります。そのため、開示請求の際に、保有個人情報の本人であることを確認するために、運転免許証、健康保険被保険者証、住民基本台帳カード、在留カード、特別永住者証明書等の提示又は提出が必要です。郵送で請求される場合は、前記の書類のコピーと住民票の写し等（３０日以内に作成されたもの）の提出が必要です。
法定代理人又は任意代理人の場合は、本人の法定代理人であることを確認するために、戸籍謄本その他その資格を証明する書類（３０日以内に作成されたもの）の提示又は提出が必要です。

3．その他の担当窓口について

附属病院における診療情報、入試情報及び附属学校園の生徒等情報に係る開示請求については、取扱いが上記と異なりますので、詳細については下記窓口にお問い合わせください。

4.開示請求書の補正

　開示請求書に形式上の不備等があった場合に必要となります。
なお、補正に要した期間は開示又は不開示決定の期限の30日には算入されませんので、ご注意ください。

5.開示・不開示の決定

開示請求書を受理した日の翌日から起算して３０日以内に開示・不開示の決定を行います。請求されたその場で直ちに公開することはできませんのでご注意ください。
開示決定は、書面により通知されます。通知書が開示請求者の手元に届くのには開示決定期限に加え郵送のために数日を要する場合がありますのでご注意ください。

事務処理上困難である等の理由により、この期間内に決定できないときは、開示決定等の期限を延長する旨、延長後の期間等を通知します。

6.開示の実施申出書の提出

決定が開示または一部不開示である場合で、実際に開示を受ける方は、開示実施申出書により開示の実施を申し出てください。開示実施申出書は、原則として開示の決定があった日の翌日から起算して３０日以内に提出する必要がありますので、ご注意ください。
なお、開示請求書のとおり開示の実施ができる場合で、当該開示方法等を変更しない時は、「開示の実施方法の申出書」を改めて提出する必要はありません。

7.訂正請求

開示の実施を受け、対象文書に記されたご自身の情報に誤っている場合、本学に対し訂正の請求をすることができます。この場合、本学は、訂正請求に理由があると求めるときは、利用目的の達成に必要な範囲内で訂正を行います。
＜請求方法＞

• 「保有個人情報訂正請求書」を提出してください。
• なお、訂正請求は、保有個人情報の開示を受けた日の翌日から起算して９０日以内に行う必要がありますので、ご注意ください。
• 訂正請求を行う際には、手数料は必要ありません。
• 訂正請求についても本人確認が必要になりますので、上記の本人が確認できる書類を提示又は提出してください。
• 訂正請求があった場合、原則として請求があった日の翌日から起算して３０日以内に訂正の可否を決定いたします。

8.利用の停止請求

開示の実施を受け、対象文書に記されたご自身の情報について、不適法な取得、利用または提供が行われていると思うときは、本学に対して利用の停止を請求することができます。この場合、本学は、利用の停止請求に理由があると認めるときは、適正な取り扱いを確保するために必要な限度で利用の停止等を行います。
＜請求方法＞

• 「保有個人情報利用停止請求書」を提出してください。
• なお、訂正請求は、保有個人情報の開示を受けた日の翌日から起算して９０日以内に行う必要がありますので、ご注意ください。
• 利用の停止請求についても本人確認が必要になりますので、上記の本人が確認できる書類を提示又は提出してください。
• 利用の停止請求があった場合、原則として請求があった日の翌日から起算して３０日以内に利用の停止の可否を決定いたします。

9.審査請求

不開示などの決定に不服がある場合には、決定を知った日の翌日から起算して３か月以内に、本学に対して審査請求ができます。手続きについては、情報公開窓口にご連絡ください。

規程・様式

• 国立大学法人岡山大学プライバシーポリシー(96KB)
• 国立大学法人岡山大学の保有する個人情報の適切な管理に関する規程
• 国立大学法人岡山大学の保有する個人情報に関する開示請求等の審査基準（163KB）
• 国立大学法人岡山大学の保有する個人情報の開示等の取扱い及び行政機関等匿名加工情報の提供に関する取扱要項（154KB）

• 各種請求様式
  • 保有個人情報開示請求書（139KB）
  • 保有個人情報の開示決定等に関する意見書（93KB）
  • 保有個人情報の開示の実施方法等申出書（49KB）
  • 保有個人情報訂正請求書（81KB）
  • 保有個人情報利用停止請求書（85KB）